Assalamualaikum wr. wb.

Hai gays kali ini saya sedang membuat tugas akhir, ini adalah sebuah awal dimana perjalananku nantinya akan bersaing dengan orang-orang yang hebat... mungkin ini bisa kalian jadikan referensi untuk yang sedang menjalani tugas akhir (^-^")

A. Judul

RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BALAI BESAR PELAKSANAAN JALAN NASIONAL VIII

B. Latar Belakang Masalah

Instansi Pemerintahan yang semakin berkembang membutuhkan peningkatan akan sistem informasi yang efisien dan efektif. Hal ini juga yang dibutuhkan oleh Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII. Pada bagian HUMAS menangani registrasi pemohon informasi, permohonan informasi, permohonan keberatan. Salah satu upayah mewujudkan hak atas informasi, Pemerintah telah menerbitkaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) serta Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Perangkat peraturan ini memberikan jaminan kepada masyarakat secara individu maupun badan hukum untuk memperoleh informasi publik yang dibutuhkan dari badan publik.

Buruknya kinerja pelayanan publik ini antara lain belum dilaksanakannya transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Oleh karena itu, pelayanan publik harus dilaksanakan secara transparan dan akuntabel oleh setiap pelayanan Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII karena kualitas kinerja pelayanan publik memiliki implikasi yang luas dalam kesejahteraan masyarakat. Hal ini dapat dilihat antara lain banyaknya pengaduan atau keluhan dari masyarakat dan dunia usaha, baik melalui surat pembaca maupun media pengaduan lainnya, seperti Prosedur dan mekanisme kerja pelayanan yang berbelit-belit, tidak konsisten, terbatasnya fasilitas, sarana dan prasarana pelayanan, sehingga tidak menjamin kepastian (waktu dan biaya) serta masih banyak dijumpai praktik pungutan liar dan tindakan-tindakan yang berindikasikan penyimpangan. Dengan kata lain, penyelenggaraan pelayanan publik yang dilaksanakan oleh Aparatur Pemerintah dalam berbagai sektor pelayanan, ternyata kinerjanya masih belum seperti yang diharapkan.

Pada bagian Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII ini semua proses transaksinya masih dikerjakan secara manual serta dengan banyaknya permintaan Informasi yang ada, maka yang menjadi kendala dalam pekerjaan bagian HUMAS antara lain pencatatan registrasi pemohon, permohonan informasi, permohonan keberatan yang kurang efektif. Dengan berkembangnya teknologi, maka dibuatlah sistem yang bertujuan untuk mempermudah pekerjaan bagian HUMAS untuk mengolah data pemohon beserta data permintaan informasi beserta permohonan keberatan secara efektif dan efisien.

Sistem Administrasi ini dapat diterapkan pada HUMAS, karena sistem Administrasi yang awalnya menggunakan buku catatan dan terkesan tidak efisien akan dapat berubah secara cepat, tepat dan akurat. Sistem informasi yang dibuat merupakan suatu sistem yang terpadu, yang merangkai berbagai proses yang terdapat di HUMAS ini antara lain Sistem registrasi pemohon, Sistem permohonan informasi, Sistem permohonan keberatan, Sistem pemeliharaan informasi publik yang berlaku untuk pemohon yang melakukan permohonan informasi, serta dapat mempermudah dalam pengontrolan penggelola di HUMAS.

Berdasakan latar belakang di atas, maka penulis berminat untuk menerapkan teknologi dalam pengelolaan pelayanan informasi pada masyarakat yang berbasis e-government di Balai Besar Pelaksanaan Jalan VIII dengan judul :

“RANCANG BANGUN SISTEM ADMINISTRASI LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI BALAI BESAR PELAKSANAAN JALAN NASIONAL VIII”.

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu, bagaimana merancang bangun Rancang Bangun Sistem Administrasi Layanan Informasi Publik di Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII.

D. Batasan Masalah

Batasan masalah pada Penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Data untuk simulasi di ambil pada bagian humas pada periode 2016

b. Sistem yang dibahas meliputi:

1. Sistem ini membahas tentang registrasi pemohon informasi.

2. Sistem ini membahas tentang permohonan informasi.

3. Sistem ini membahas tentang permohonan keberatan.

4. Sistem ini membahas tentang pemeliharaan informasi publik.

c. Aplikasi ini tidak membahas keamanan pada web.

E. Tujuan

Tujuan pada penelitian ini adalah merancang bangun Sistem Administrasi Layanan Informasi Publik pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dimana sistem terdiri dari proses registrasi pemohon, permohonan informasi, permohonan keberatan, pemeiliharaan informasi publik pada Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII.

F. Manfaat

Manfaat pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Bagi Petugas administrasi HUMAS

Sistem mempermudah bagi administrasi HUMAS dalam mengelola data pemohon informasi dan menganalisa data permohonan informasi dan permohonan keberatan di HUMAS serta mengurangi proses pencatatan yang dilakukan secara manual.

b. Bagi Kepala Divisi HUMAS

Memudahkan penyampaian informasi permohonan informasi, permohonan keberatan informasi dan dalam pengambilan keputusan.

G. Landasan Teori

1. Pengertian Administrasi

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Pengertian administrasi juga dibedakan menjadi dua yaitu pengertian administrasi dalam arti sempit dan pengertian administrasi dalam arti luas. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi dari catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang memiliki sifat teknis ketatausahaan. Sedangkan pengertian administrasi bersifat luas adalah seluruh proses kerja sama dari dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan pemanfaatan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna

Adapun pengertian administrasi menurut para ahli:

1. Arthur Grager

Pengertian administrasi menurut Arthur grager adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

2. George Terry

Pengertian administrasi menurut George Terry adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Sondang P. Siagian

Pengertian administrasi menurut Sondang P.Siagian adalah keseluruhan dari proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan dari atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

2. Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, maksud dari kalimat tersebut yaitu bahwa informasi sangat penting pada suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:

a. Menurut Mustakini (2009:36),”Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya”.

b. Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

3. Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

a) Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b) Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c) Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

4. Pengertian Data

Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau item. Menurut McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2010: 5)" Data adalah deskripsi kenyataan yang mengGambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai". Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

5. Analisis Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003:13), perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constrainnya.

Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap-sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesioner (Kendall & Kendall, 2003:167). Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

6. Desain Sistem

Menurut Hartono (2005:196) desain sistem dapat didefinisikan sebagai pengGambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Desain sistem menetukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras suatu sesistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahapan analisis (Hartono;2005:196). Berdasarkan beberapa defenisi diatas maka desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b. Pendefenisisn dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

c. Persiapan untuk rancang bangun untuk implementasi.

d. MengGambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

Yang dapat berupa pengGambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

7. Database

Menurut Connolly dan Begg (2005), database adalah sekumpulan data tersebar yang berhubungan secara logis, dan penjelasan dari data ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi.

Perkembangan penggunaan database semakin berkembang dengan cepat dan semakin di butuhkan terutama oleh perusahaan-perusahaan besar. Hal ini disebabkan karena besarnya data yang harus disimpan oleh perusahaan. Semakin besar perusahaan maka semakin besar data yang harus disimpan.
Memenuhi kebutuhan ini maka perusahaan pembuat database terus mengembangkan diri. Pengembangan yang dilakukan menuntut biaya yang besar sehingga perusahaan pengembang database menerapkan biaya untuk setiap license yang dikeluarkan. Biaya yang harus dikeluarkan oleh pemakai sangat besar untuk membeli license sehingga mulai dikembangkan lah oleh perusahaan berupa database yang tidak berbayar (open source).

8. Pemrograman

Aplikasi tentunya membutuhkan suatu tools atau alat berupa bahasa pemrograman. Tools yang dipakai adalah Notepad++ untuk pengkodean aplikasi, HyperText Markup Language (HTML) dan CSS untuk membuat tampilan aplikasi, bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP), XAMPP sebagai web server, dan menggunakan basis data dari MySQL.

H. Metodologi Penelitian

1. Rancangan Penelitian

a. Metode Observasi

Dalam metode observasi ini dilakukan sebuah penelitian sistem terhadap Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII agar dapat memahami alur sistem yang ada pada lembaga tersebut.

b. Metode Wawancara

Wawancara langsung dilakukan kepada Kepala Devisi HUMAS agar kami mendapatkan informasi yang real dari perusahaan.

c. Studi Kepustakaan

Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan pembuatan “Rancang Bangun Sistem Administrasi Layanan Informasi Publik di Balai Besar Pelaksanaan Jalan Nasional VIII”.

2. Analisis, Perancangan dan Implementasi

a. Analisis

Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Dalam analisis sistem digunakan metode - metode yang telah dijelaskan pada poin rancangan penelitian di atas, yaitu metode observasi, metode wawancara, dan studi kepustakaan.

b. Perancangan

Perancangan sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Beberapa proses dalam perancangan sistem yaitu pembuatan dokumen flow, sistem flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), struktur tabel, dan desain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.

c. Implementasi

Teknologi yang digunakan untuk menjalankan sistem administrasi pelayanan publik pada Humas adalah sebagai berikut:

1. Software Pendukung

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 atau 8.

b. Microsoft Visual Studio 2012.

c. Microsoft SQL Server 2008.

2. Hardware Pendukung

a. Komputer dengan processor Core i3 M 370 @ 2.40 GHz atau lebih tinggi.

b. Graphic Intel 32-bit dengan resolusi 1366 x 768 atau lebih tinggi.

c. Memori RAM 2.00 GB atau lebih tinggi.

Pembahasan diatas adalah proposal proyek akhir yang saya buat, apabila ada saran dan kritik silahkan komentar dibawah ini (^-^)

Wassalamualaikum Wr.Wb

Tetap Semangat, Tetap Ceria dan Selamat Pagi, Salam FM

Email : fahmi.maulanaputra@gmail.com

DIII Manajemen Informatika (http://www.mi.stikom.edu)
Dosen Pembimbing : Titik Lusiani, M.Kom., OCP.

http://blog.stikom.edu/lusiani
http://titiklusiani.wordpress.com
http://www.stikom.edu

Proyek Akhir

Selasa, 28 Maret 2017

Dokumen Flow

Jumat, 10 Maret 2017

Proposal Proyek Akhir Sistem Administrasi Layanan Informasi Publik